🚀 1. Getting Started

Single HTML file, any browser, no install. First launch: create a 6-digit admin PIN (share only with PM/accountant), then set your name, initials, and color.

Multi-device sync: with Firebase configured, all devices share data in real time (green "synced" indicator). Without Firebase, data stays local via localStorage.

Cards: Kanban board — cards move left-to-right through phases. Click to expand. Each has status (● On track, ▲ At risk, ■ Blocked, ✓ Complete), tasks, and notes. Stock, Costs, and Docs use table view.

📊 2. Header Bar

Buttons: initials badge, sign-out (⏻), Admin PIN, Limited PIN, Export, Backup, Activity, Edit, + Add, AI scan buttons (per tab), ☽/☀ dark mode, TV mode.

📋 3. Bids

Track every bid. Cards: project name, GC, bid amount, due date, estimator, scope. Badge = days to due date.

• + Add — manual bid card
• 🤖 Scan Bid — paste screenshot/text, AI extracts all fields
• Contract → Project — on Awarded cards, scan or manually enter contract terms

📦 4. Materials Receiving

Fields: material type (12), vendor, PO#, project, qty, cost, expected date.

• 🤖 AI Import — paste order email or BOL photo. New order → creates card. BOL update → updates existing
• Verify Delivery — paste BOL for AI comparison + physical checklist. Card shows ✓ or ⚠

Limited users see this tab (no cost). They can verify deliveries.

🏗️ 5. Stock

Table view. Warehouse inventory: material, product/color, vendor, qty, unit, location, allocated project, dye lot.

🏢 6. Projects

Central hub. Fields: project name, GC, contract value, start/end dates.

Expanded card

• Linked materials, job cost (5 sources), margin $ and %
• AR summary (billed, retention, paid, outstanding)
• AP summary (WOs committed, invoiced, retention, paid)
• Docs & Receipts, billing progress bar
• Quick-add: + Cost, + Receipt, + Pay app, + WO, + Crew
• 📊 Cost Tracker (§14), Reconcile & Close (§15)

📂 Show archived reveals Archived column.

🔧 7. Tools

Fields: name, category (20), asset tag, checked out to, project, dates, condition. → Check out / ← Return. Overdue = red badge.

👷 8. Crew

Fields: name, role (7), project, dates, daily rate, est/actual hours. Labor cost auto-flows to job cost.

Limited users see names, roles, scheduling — rates hidden.

💰 9. Costs

Table. Admin only Project, category (9), description, vendor, invoice #, amount, date. Feeds job cost + Cost Tracker.

📄 10. Pay Apps

Admin only Project, pay app #, period, gross, retention %/$, dates, paid, lien waiver.

• Auto-calc retention, auto-increment #, SOV lines, calc gross from SOV
• Aging badges (14d/30d), 🤖 Scan Pay App (AIA G702/G703)

📝 11. Work Orders

Admin only Project, sub, trade (13), WO#, contract, COs, retention, invoiced, paid, lien waiver, dates. Feeds AP + Cost Tracker.

🧾 12. Docs & Receipts

Table. 10 fields. Expense categories aligned to IRS Form 1120:

Payment: Cash, CC, Debit, Check, ACH, Company card. Tax deductible: Yes/No/Unsure.

Limited users can add entries but amount is hidden.

🤖 13. AI Features

Requires Anthropic API key in AI_CONFIG. Get one at console.anthropic.com.

📊 14. Unified Cost Tracker

📊 button on project cards. Full-screen modal, 5 sources:

MaterialsLaborCostsReceiptsSubs/WOs

• Source filters, COGS vs Operating bar (Form 1120)
• Sortable: date, amount, source, category
• Category breakdown with 1120 line mapping
• Quick-add buttons, printable Project Cost Detail Report

✅ 15. Reconciliation & Archive

Reconcile & Close on Closeout/Invoicing projects. Full P&L, AR/AP summaries, net cash.

Gates: all PAs paid, AR collected, retention released, WOs settled, AP cleared. Force-close option. Archiving saves data, excludes from active totals. Print summary available.

📺 16. TV Mode

Large-text view for wall screens. ⛶ Fullscreen, ▣ Dashboard, ☀/☽ Day/Night (independent from regular dark mode). Dashboard: project status + margins, alerts, crew capacity. Limited = Alerts + Crew only.

📤 17. Export & Backup

Admin only

Export: CSVs for all tabs + All Docs & Receipts + Expense Summary (1120) with COGS/OpEx split.

Backup: 🛡️ JSON download/restore, auto-backup 60s → IndexedDB, daily 6 PM, emergency on page close, crash recovery on load.

🔐 18. PIN Management

Admin PIN — full access (PM, accountant, owner). Limited PIN — restricted (warehouse, installers, office, TVs).

Admin set on first launch. Limited via 🔐 button. Employee leaves → change Limited PIN. ⏻ signs out.

🚀 1. Primeros Pasos

Archivo HTML único, cualquier navegador. Primer uso: crea un PIN de admin de 6 dígitos (solo PM/contador), configura nombre, iniciales y color.

Sincronización: con Firebase, todos los dispositivos comparten datos en tiempo real (indicador verde "synced"). Sin Firebase, datos locales vía localStorage.

Tarjetas: tablero Kanban — se mueven por fases. Estado (● En curso, ▲ En riesgo, ■ Bloqueado, ✓ Completo), tareas y notas. Stock, Costos y Docs usan tabla.

📊 2. Barra Superior

Botones: iniciales, cerrar sesión (⏻), Admin PIN, Limited PIN, Export, Backup, Activity, Edit, + Add, botones IA, ☽/☀, TV mode.

📋 3. Licitaciones (Bids)

Rastrea cada licitación. Tarjetas: proyecto, GC, monto, fecha límite, estimador, alcance.

• + Add — tarjeta manual
• 🤖 Scan Bid — pega captura/texto, IA extrae campos
• Contract → Project — en Awarded, escanea contrato para convertir a proyecto

📦 4. Recepción de Materiales

Campos: tipo (12), proveedor, PO#, proyecto, cantidad, costo, fecha.

• 🤖 AI Import — pega correo/BOL. Nueva orden o actualización
• Verify Delivery — compara BOL por IA + lista física. ✓ o ⚠

Usuarios limitados ven esta pestaña sin costos. Pueden verificar entregas.

🏗️ 5. Inventario (Stock)

Tabla. Material, producto/color, proveedor, cantidad, unidad, ubicación, proyecto, dye lot.

🏢 6. Proyectos

Centro de operaciones. Campos: nombre, GC, valor del contrato, fechas.

Tarjeta expandida

• Materiales vinculados, costos (5 fuentes), margen $ y %
• Resumen AR (facturado, retención, pagado, pendiente)
• Resumen AP (WOs, facturado, retención, pagado)
• Docs y Recibos, barra de facturación
• Botones: + Costo, + Recibo, + Pay app, + WO, + Cuadrilla
• 📊 Cost Tracker (§14), Reconcile & Close (§15)

🔧 7. Herramientas

Nombre, categoría (20), # activo, prestada a, proyecto, fechas, condición. → Check out / ← Return.

👷 8. Cuadrilla

Nombre, rol (7), proyecto, fechas, tarifa diaria, horas est/reales. Mano de obra fluye al costo del proyecto.

Limitados ven nombres, roles, programación — tarifas ocultas.

💰 9. Costos

Tabla. Solo Admin Proyecto, categoría (9), descripción, proveedor, factura #, monto, fecha.

📄 10. Pay Apps

Solo Admin Proyecto, # pay app, período, bruto, retención, fechas, pagado, lien waiver.

• Auto-cálculo retención, auto-incremento, líneas SOV, calcular bruto desde SOV
• Insignias antigüedad (14d/30d), 🤖 Scan Pay App

📝 11. Órdenes de Trabajo

Solo Admin Proyecto, sub, oficio (13), WO#, contrato, COs, retención, facturado, pagado, lien waiver, fechas. Alimenta AP + Cost Tracker.

🧾 12. Docs y Recibos

Tabla. 10 campos. Categorías alineadas al IRS Form 1120:

Pago: Efectivo, TC, TD, Cheque, ACH, Tarjeta corporativa. Deducible: Sí/No/No seguro.

Limitados agregan entradas pero monto oculto.

🤖 13. Funciones de IA

Requiere API key en AI_CONFIG. Obtén una en console.anthropic.com.

📊 14. Rastreador de Costos

Botón 📊 en tarjetas de proyecto. Modal pantalla completa, 5 fuentes:

MaterialsLaborCostsReceiptsSubs/WOs

• Filtros, barra COGS vs Operativo (Form 1120)
• Ordenable: fecha, monto, fuente, categoría
• Desglose con mapeo 1120, botones rápidos, reporte imprimible

✅ 15. Reconciliación

Reconcile & Close en Closeout/Invoicing. P&L, AR/AP, posición de efectivo.

Requisitos: PAs pagadas, AR cobrado, retención liberada, WOs liquidadas, AP liquidado. Cierre forzado disponible. Archivar excluye de totales activos. Resumen imprimible.

📺 16. Modo TV

Vista grande para pantallas. ⛶ Fullscreen, ▣ Dashboard, ☀/☽ Day/Night (independiente). Dashboard: proyectos + márgenes, alertas, capacidad. Limitados = Alertas + Capacidad.

📤 17. Exportar y Respaldo

Solo Admin

Exportar: CSVs de todo + Docs & Receipts + Expense Summary (1120) con COGS/OpEx.

Respaldo: 🛡️ JSON, auto 60s → IndexedDB, diario 6 PM, emergencia al cerrar, recuperación al cargar.

🔐 18. Gestión de PIN

Admin PIN — completo (PM, contador, dueño). Limited PIN — restringido (bodega, instaladores, oficina, TVs).

Admin en primer uso. Limited vía 🔐. ¿Empleado se fue? → cambia PIN. ⏻ cierra sesión.

🔑 1. Logging In

Open the War Room link. Enter the 6-digit team PIN your manager gave you. Stay signed in until you tap ⏻. PIN not working? Ask for the new one.

📱 2. How the Board Works

Tabs switch views. Most use Kanban (cards moving left-to-right). Some use tables.

• Tap a card to expand
• Status: ● On track, ▲ At risk, ■ Blocked, ✓ Complete
• Check off tasks — everyone sees updates
• + Add creates new item
• ☽/☀ toggles dark mode

📋 3. Bids

Pipeline view: project names, GCs, scope, due dates. $ hidden

📦 4. Materials Receiving

Your main daily tab. See material, vendor, PO#, project, qty, date. cost hidden

🔑 Verify Delivery

Manager sees badges. Move to Staged when in install area.

🏗️ 5. Stock

Full access. Warehouse table: material, product, vendor, qty, unit, location, project, dye lot.

🏢 6. Projects

Only scheduling + closeout. See name, GC, dates, linked materials. contract value hidden

🔧 7. Tools

Full access. → Check out: name, project, return date. ← Return: one tap. Overdue = red. Repair → Maintenance + note.

👷 8. Crew

Assignments, dates, roles. Log hours. Move your card: On site → Complete. rate hidden

🧾 9. Docs & Receipts

Manual: + Add → project, type, description, vendor, date.

AI: 🤖 Scan Receipt → screenshot, photo, or text. AI fills details.

$ hidden Amount recorded for admin, not shown to you.

📺 10. TV Dashboard

Limited view: Alerts (deadlines, scheduling) + Crew Capacity. Financial panels hidden.

🔑 1. Cómo Entrar

Abre el link del War Room. Ingresa el PIN de equipo de 6 dígitos que te dio tu jefe. Sesión abierta hasta que toques ⏻. ¿No funciona el PIN? Pide el nuevo.

📱 2. Cómo Funciona

Pestañas cambian la vista. La mayoría usan Kanban (tarjetas). Algunas usan tabla.

• Toca una tarjeta para expandirla
• Estado: ● En curso, ▲ En riesgo, ■ Bloqueado, ✓ Completo
• Marca tareas — todos ven actualizaciones
• + Add crea nuevo
• ☽/☀ cambia modo oscuro

📋 3. Licitaciones

Pipeline: nombres de proyectos, GCs, alcance, fechas. $ oculto

📦 4. Recepción de Materiales

Tu pestaña principal. Ves: material, proveedor, PO#, proyecto, cantidad, fecha. costo oculto

🔑 Verificar Entrega

Tu jefe ve las insignias. Mueve a Staged cuando esté en área de instalación.

🏗️ 5. Inventario

Acceso completo. Tabla de bodega: material, producto, proveedor, cantidad, unidad, ubicación, proyecto, dye lot.

🏢 6. Proyectos

Solo scheduling + closeout. Ves nombre, GC, fechas, materiales vinculados. valor oculto

🔧 7. Herramientas

Acceso completo. → Check out: nombre, proyecto, devolución. ← Return: un toque. Vencida = roja. ¿Reparación? → Maintenance + nota.

👷 8. Cuadrilla

Asignaciones, fechas, roles. Registra horas. Mueve tu tarjeta: On site → Complete. tarifa oculta

🧾 9. Docs y Recibos

Manual: + Add → proyecto, tipo, descripción, proveedor, fecha.

IA: 🤖 Scan Receipt → captura, foto o texto. IA llena datos.

$ oculto El monto se registra para el admin, tú no lo ves.

📺 10. Dashboard en TV

Vista limitada: Alertas (fechas, programación) + Capacidad de cuadrilla. Paneles financieros ocultos.