Single HTML file, any browser, no install. First launch: create a 6-digit admin PIN (share only with PM/accountant), then set your name, initials, and color.
Multi-device sync: with Firebase configured, all devices share data in real time (green "synced" indicator). Without Firebase, data stays local via localStorage.
Cards: Kanban board — cards move left-to-right through phases. Click to expand. Each has status (● On track, ▲ At risk, ■ Blocked, ✓ Complete), tasks, and notes. Stock, Costs, and Docs use table view.
Bids ($) · Awarded · Active (projects) · Receiving · Tools out · Crew (on site) · Margin (green/red) · AR · AP
Buttons: initials badge, sign-out (⏻), Admin PIN, Limited PIN, Export, Backup, Activity, Edit, + Add, AI scan buttons (per tab), ☽/☀ dark mode, TV mode.
Track every bid. Cards: project name, GC, bid amount, due date, estimator, scope. Badge = days to due date.
Fields: material type (12), vendor, PO#, project, qty, cost, expected date.
Limited users see this tab (no cost). They can verify deliveries.
Table view. Warehouse inventory: material, product/color, vendor, qty, unit, location, allocated project, dye lot.
Central hub. Fields: project name, GC (Ledger-linked), contract value, start/end dates.
📂 Show archived reveals Archived column.
Fields: name, category (20), asset tag, checked out to, project, dates, condition. → Check out / ← Return. Overdue = red badge.
Fields: name, role (7), project, dates, daily rate, est/actual hours. Labor cost auto-flows to job cost.
Limited users see names, roles, scheduling — rates hidden.
Table. Admin only Project, category (9), description, vendor, invoice #, amount, date. Feeds job cost + Cost Tracker.
Admin only Project, pay app #, period, gross, retention %/$, dates, paid, lien waiver.
Admin only Core fields: project, subcontractor (Ledger-linked), trade (13 types), WO#, contract amount, change orders, retention %, lien waiver status, schedule, notes. Feeds AP + Cost Tracker.
Each WO has an itemized labor schedule. Fields per line: Item · Unit · Qty · Rate · Total. Auto-calc: Qty × Rate → line total; all lines sum to Contract Amount.
Demo & removal, surface grinding & prep, LVT/LVP install, carpet tile, broadloom, base (rubber/vinyl), ceramic & porcelain tile, waterproofing, epoxy coatings, cove base, stair nosing, Schluter trim, subfloor repair, moisture barrier, polished concrete, plus misc charges and free-text entry.
Units: SF · SY · LF · EA. Expanded cards show all line items in a compact grid. Card subtitle shows item count (e.g., "5 items").
When a dealer or other flooring contractor sends you their WO for labor:
Use this for jobs where another company is supplying materials and you're providing labor only.
The subcontractor field on WOs is Ledger-backed. Dropdown groups entities by type (subs listed first). + Create new… opens an inline form to register a new entity (name, contact, phone, email, Tax ID/EIN, pay terms) — saved to the Ledger and auto-selected.
Admin only Button on expanded WO cards. Generates a full-page printable WO document:
Opens in a new tab and auto-triggers the browser print dialog (Save as PDF).
The weekly payment cycle runs Monday–Sunday. Standard flow:
| Day | Who | Action |
|---|---|---|
| Mon–Tue | Subcontractor | Turns in completed work / signs off WO |
| Tue–Wed | PM | Clicks Submit for Payment on Complete WOs → auto-calculates gross, retention, net → moves to Payment queue |
| Wed–Thu | Bookkeeper | Reviews queue → clicks 🗸 Approve on verified items |
| Friday | Bookkeeper | Pays approved items → enters check #, method, marks Paid |
Check · ACH · Zelle · CC
Needs approval — submitted, awaiting bookkeeper review
Ready to pay — approved, ready to cut check/send ACH
Retention release: Once a WO is fully Paid, a 🔓 Release Retention button appears. Tap it to create a separate retention payment record → it enters the queue for the next payment cycle.
Payment history: Expanded WO cards show a reverse-chronological log of all payments (type, period, gross, net, check #, method, status).
Table. 10 fields. Expense categories aligned to IRS Form 1120:
COGS: Materials, Subcontractor
Operating (Ln 13–26): Wages (13), Repairs (14), Rent (16), Permits (17), Advertising (22), Other Ln 26
Payment: Cash, CC, Debit, Check, ACH, Company card. Tax deductible: Yes/No/Unsure.
Limited users can add entries but amount is hidden.
Requires Anthropic API key in AI_CONFIG. Get one at console.anthropic.com.
Paste bid invitation → project, GC, due date, scope, contacts. Creates Prospect card.
Paste order email or BOL → vendor, PO#, material, qty, cost, tracking, dye lot.
Paste AIA G702/G703 → pay app #, gross, retention, SOV lines. Creates Draft.
Paste or upload a dealer work order (screenshot, PDF, text) → extracts project, PO#, all line items (qty, rate, labor), total. Fuzzy-matches dealer and sold-to against Ledger via EntityMatchWidget. Creates Project + linked WO automatically.
Screenshot, camera, text, file → vendor, date, amount, category, payment. Auto-matches project.
Scan contract pages → value, dates, retention, terms. Multi-page. Manual entry also available.
Paste BOL → AI compares vs order. Physical checklist. Available to limited users.
📊 button on project cards. Full-screen modal, 5 sources:
MaterialsLaborCostsReceiptsSubs/WOs
Reconcile & Close on Closeout/Invoicing projects. Full P&L, AR/AP summaries, net cash.
Gates: all PAs paid, AR collected, retention released, WOs settled, AP cleared. Force-close option. Archiving saves data, excludes from active totals. Print summary available.
Large-text view for wall screens. ⛶ Fullscreen, ▣ Dashboard, ☀/☽ Day/Night (independent from regular dark mode). Dashboard: project status + margins, alerts, crew capacity. Limited = Alerts + Crew only.
Admin only
Export: CSVs for all tabs + All Docs & Receipts + Expense Summary (1120) with COGS/OpEx split.
Backup: 🛡️ JSON download/restore, auto-backup 60s → IndexedDB, daily 6 PM, emergency on page close, crash recovery on load.
Admin PIN — full access (PM, accountant, owner). Limited PIN — restricted (warehouse, installers, office, TVs).
Admin set on first launch. Limited via 🔐 button. Employee leaves → change Limited PIN. ⏻ signs out.
Admin only Entity-level relationship database. Tracks every customer, supplier, subcontractor, and labor contact across all projects — with full financial history per entity.
Customer / GCSubcontractorSupplierLabor
Entity fields: name, type, contact name, phone, email, Tax ID / EIN, payment terms (Net 30, Net 15, Due on receipt, COD, custom).
Entity cards grouped by relationship stage:
Each card shows entity name, type badge, running total (spent or received), and project count. Drag to update stage.
Full entity list with per-entity financial summary: total committed, total paid, open balance, number of projects. Search and filter by type or project.
Click any entity to open its detail panel:
Two sources — Manual: + Add Transaction from the entity detail panel (amount, date, type, project, note). Synthetic: auto-generated from board data (WO payments → AP transactions; pay apps → AR transactions; receiving orders → supplier transactions). Synthetic records carry a source badge showing which board tab they came from.
🔄 Sync Board button (Ledger toolbar) — scans all 9 board pipes and updates entity financial totals. Run this after posting payments, closing pay apps, or receiving deliveries to keep Ledger balances current. Sync also runs automatically when entering the Ledger tab.
Board phases auto-map to Ledger Kanban stages:
WOs: Draft/Issued → PO Issued · In progress → In Progress · Complete/Payment queue → Invoiced · Paid → Paid
Pay Apps: Submitted → Invoiced · Approved → Invoiced · Paid → Paid
Entity type filter, project filter, and text search operate simultaneously. All three filters stack — e.g., "Subcontractors on Project X with name containing 'Harris'."
ARTEMIS — Admin Manual · v6
Archivo HTML único, cualquier navegador. Primer uso: crea un PIN de admin de 6 dígitos (solo PM/contador), configura nombre, iniciales y color.
Sincronización: con Firebase, todos los dispositivos comparten datos en tiempo real (indicador verde "synced"). Sin Firebase, datos locales vía localStorage.
Tarjetas: tablero Kanban — se mueven por fases. Estado (● En curso, ▲ En riesgo, ■ Bloqueado, ✓ Completo), tareas y notas. Stock, Costos y Docs usan tabla.
Bids ($) · Awarded · Active · Receiving · Tools out · Crew · Margin · AR · AP
Botones: iniciales, cerrar sesión (⏻), Admin PIN, Limited PIN, Export, Backup, Activity, Edit, + Add, botones IA, ☽/☀, TV mode.
Rastrea cada licitación. Tarjetas: proyecto, GC, monto, fecha límite, estimador, alcance.
Campos: tipo (12), proveedor, PO#, proyecto, cantidad, costo, fecha.
Usuarios limitados ven esta pestaña sin costos. Pueden verificar entregas.
Tabla. Material, producto/color, proveedor, cantidad, unidad, ubicación, proyecto, dye lot.
Centro de operaciones. Campos: nombre, GC (vinculado al Ledger), valor del contrato, fechas.
Nombre, categoría (20), # activo, prestada a, proyecto, fechas, condición. → Check out / ← Return.
Nombre, rol (7), proyecto, fechas, tarifa diaria, horas est/reales. Mano de obra fluye al costo del proyecto.
Limitados ven nombres, roles, programación — tarifas ocultas.
Tabla. Solo Admin Proyecto, categoría (9), descripción, proveedor, factura #, monto, fecha.
Solo Admin Proyecto, # pay app, período, bruto, retención, fechas, pagado, lien waiver.
Solo Admin Campos principales: proyecto, subcontratista (vinculado al Ledger), oficio (13 tipos), WO#, monto de contrato, change orders, retención %, estado lien waiver, programación, notas. Alimenta AP + Cost Tracker.
Cada WO tiene un desglose de labor detallado. Campos por línea: Item · Unit · Qty · Rate · Total. Auto-cálculo: Qty × Rate → total de línea; todas las líneas suman el Contract Amount.
Demo y remoción, esmerilado y preparación de superficie, instalación LVT/LVP, carpet tile, broadloom, base (hule/vinilo), cerámica y porcelana, impermeabilización, epóxico, cove base, bullnose de escaleras, trim Schluter, reparación de subpiso, barrera de humedad, concreto pulido, cargos varios y texto libre.
Unidades: SF · SY · LF · EA. Las tarjetas expandidas muestran el grid de partidas. El subtítulo indica el número de items (ej., "5 items").
Cuando un dealer u otro contratista de pisos te envía su WO para labor:
Úsalo para trabajos donde otra empresa suministra materiales y tú solo aportas labor.
El campo de subcontratista en los WOs está respaldado por el Ledger. El dropdown agrupa entidades por tipo (subs primero). + Create new… abre un formulario inline para registrar una nueva entidad (nombre, contacto, teléfono, email, Tax ID/EIN, términos de pago) — guardada en el Ledger y auto-seleccionada.
Solo Admin Botón en tarjetas WO expandidas. Genera un documento WO completo imprimible:
Se abre en nueva pestaña y activa el diálogo de impresión (Guardar como PDF).
El ciclo semanal de pagos corre de lunes a domingo:
| Día | Quién | Acción |
|---|---|---|
| Lun–Mar | Subcontratista | Entrega trabajo completado / firma WO |
| Mar–Mié | PM | Clic en Submit for Payment en WOs Complete → auto-calcula bruto, retención, neto → pasa a Payment queue |
| Mié–Jue | Contador | Revisa cola → clic 🗸 Approve en partidas verificadas |
| Viernes | Contador | Paga items aprobados → ingresa cheque #, método, marca Paid |
Check · ACH · Zelle · CC
Needs approval — enviado, esperando revisión del contador
Ready to pay — aprobado, listo para cheque/ACH
Liberación de retención: Una vez que un WO está completamente Pagado, aparece el botón 🔓 Release Retention. Al tocarlo se crea un registro de pago de retención separado → entra a la cola para el próximo ciclo.
Historial de pagos: Las tarjetas WO expandidas muestran un registro cronológico inverso de todos los pagos (tipo, período, bruto, neto, cheque #, método, estado).
Tabla. 10 campos. Categorías alineadas al IRS Form 1120:
COGS: Materiales, Subcontratista
Operativo (Ln 13–26): Salarios (13), Reparaciones (14), Renta (16), Permisos (17), Publicidad (22), Otros Ln 26
Pago: Efectivo, TC, TD, Cheque, ACH, Tarjeta corporativa. Deducible: Sí/No/No seguro.
Limitados agregan entradas pero monto oculto.
Requiere API key en AI_CONFIG. Obtén una en console.anthropic.com.
Pega invitación → proyecto, GC, fecha, alcance. Crea Prospect.
Pega correo/BOL → proveedor, PO#, material, qty, costo, tracking.
Pega AIA G702/G703 → #, bruto, retención, SOV. Crea Draft.
Pega o sube una orden de trabajo de dealer (captura, PDF, texto) → extrae proyecto, PO#, todas las partidas (qty, tarifa, labor), total. Hace coincidencia difusa del dealer y sold-to contra el Ledger vía EntityMatchWidget. Crea Proyecto + WO vinculado automáticamente.
Captura, cámara, texto, archivo → proveedor, fecha, monto, categoría. Auto-asocia proyecto.
Escanea contrato → valor, fechas, retención, términos. Multi-página + manual.
Pega BOL → IA compara vs orden. Lista física. Disponible para limitados.
Botón 📊 en tarjetas de proyecto. Modal pantalla completa, 5 fuentes:
MaterialsLaborCostsReceiptsSubs/WOs
Reconcile & Close en Closeout/Invoicing. P&L, AR/AP, posición de efectivo.
Requisitos: PAs pagadas, AR cobrado, retención liberada, WOs liquidadas, AP liquidado. Cierre forzado disponible. Archivar excluye de totales activos. Resumen imprimible.
Vista grande para pantallas. ⛶ Fullscreen, ▣ Dashboard, ☀/☽ Day/Night (independiente). Dashboard: proyectos + márgenes, alertas, capacidad. Limitados = Alertas + Capacidad.
Solo Admin
Exportar: CSVs de todo + Docs & Receipts + Expense Summary (1120) con COGS/OpEx.
Respaldo: 🛡️ JSON, auto 60s → IndexedDB, diario 6 PM, emergencia al cerrar, recuperación al cargar.
Admin PIN — completo (PM, contador, dueño). Limited PIN — restringido (bodega, instaladores, oficina, TVs).
Admin en primer uso. Limited vía 🔐. ¿Empleado se fue? → cambia PIN. ⏻ cierra sesión.
Solo Admin Base de datos de relaciones por entidad. Rastrea clientes, proveedores, subcontratistas y contactos de mano de obra en todos los proyectos — con historial financiero completo por entidad.
Cliente / GCSubcontratistaProveedorMano de obra
Campos: nombre, tipo, contacto, teléfono, email, Tax ID / EIN, términos de pago (Net 30, Net 15, Contado, COD, personalizado).
Tarjetas de entidades agrupadas por etapa de relación:
Cada tarjeta muestra nombre, tipo, total acumulado (gastado o recibido) y número de proyectos. Arrastra para cambiar etapa.
Lista completa de entidades con resumen financiero por entidad: total comprometido, pagado, saldo abierto, número de proyectos. Búsqueda y filtro por tipo o proyecto.
Haz clic en cualquier entidad para abrir su panel detallado:
Dos fuentes — Manual: + Add Transaction desde el panel de detalle (monto, fecha, tipo, proyecto, nota). Sintéticas: auto-generadas desde datos del board (pagos WO → transacciones AP; pay apps → transacciones AR; órdenes de recepción → transacciones de proveedor). Los registros sintéticos llevan insignia de origen indicando de qué pestaña provienen.
Botón 🔄 Sync Board (barra del Ledger) — escanea los 9 pipes del board y actualiza los totales financieros por entidad. Ejecútalo después de registrar pagos, cerrar pay apps o recibir entregas. La sincronización también corre automáticamente al entrar al Ledger.
Las fases del board se mapean automáticamente a etapas del Kanban del Ledger:
WOs: Draft/Issued → PO Issued · In progress → In Progress · Complete/Payment queue → Invoiced · Paid → Paid
Pay Apps: Submitted/Approved → Invoiced · Paid → Paid
Filtro de tipo, filtro de proyecto y búsqueda de texto operan simultáneamente. Los tres filtros se acumulan — ej., "Subcontratistas del Proyecto X con nombre 'Harris'".
ARTEMIS — Manual del Administrador · v6
The War Room is our operations board. You have limited access — you can see and update things relevant to your daily work, but financial details are hidden.
Open the War Room link. Enter the 6-digit team PIN your manager gave you. Stay signed in until you tap ⏻. PIN not working? Ask for the new one.
Tabs switch views. Most use Kanban (cards moving left-to-right). Some use tables.
Pipeline view: project names, GCs, scope, due dates. $ hidden
Your main daily tab. See material, vendor, PO#, project, qty, date. cost hidden
Manager sees badges. Move to Staged when in install area.
Full access. Warehouse table: material, product, vendor, qty, unit, location, project, dye lot.
Only scheduling + closeout. See name, GC, dates, linked materials. contract value hidden
Full access. → Check out: name, project, return date. ← Return: one tap. Overdue = red. Repair → Maintenance + note.
Assignments, dates, roles. Log hours. Move your card: On site → Complete. rate hidden
Manual: + Add → project, type, description, vendor, date.
AI: 🤖 Scan Receipt → screenshot, photo, or text. AI fills details.
$ hidden Amount recorded for admin, not shown to you.
Limited view: Alerts (deadlines, scheduling) + Crew Capacity. Financial panels hidden.
Questions? Ask your PM. PIN not working? → Ask for the new one.
ARTEMIS — Team Guide · v6
El War Room es nuestro tablero de operaciones. Tienes acceso limitado — puedes ver y actualizar lo relevante para tu trabajo, pero los detalles financieros están ocultos.
Abre el link del War Room. Ingresa el PIN de equipo de 6 dígitos que te dio tu jefe. Sesión abierta hasta que toques ⏻. ¿No funciona el PIN? Pide el nuevo.
Pestañas cambian la vista. La mayoría usan Kanban (tarjetas). Algunas usan tabla.
Pipeline: nombres de proyectos, GCs, alcance, fechas. $ oculto
Tu pestaña principal. Ves: material, proveedor, PO#, proyecto, cantidad, fecha. costo oculto
Tu jefe ve las insignias. Mueve a Staged cuando esté en área de instalación.
Acceso completo. Tabla de bodega: material, producto, proveedor, cantidad, unidad, ubicación, proyecto, dye lot.
Solo scheduling + closeout. Ves nombre, GC, fechas, materiales vinculados. valor oculto
Acceso completo. → Check out: nombre, proyecto, devolución. ← Return: un toque. Vencida = roja. ¿Reparación? → Maintenance + nota.
Asignaciones, fechas, roles. Registra horas. Mueve tu tarjeta: On site → Complete. tarifa oculta
Manual: + Add → proyecto, tipo, descripción, proveedor, fecha.
IA: 🤖 Scan Receipt → captura, foto o texto. IA llena datos.
$ oculto El monto se registra para el admin, tú no lo ves.
Vista limitada: Alertas (fechas, programación) + Capacidad de cuadrilla. Paneles financieros ocultos.
¿Preguntas? Pregúntale a tu PM. ¿PIN no funciona? → Pide el nuevo.
ARTEMIS — Guía del Equipo · v6